Test School – FAQ

Schuladministratoren

Einträge verwalten

Im Adminbereich sehen Sie alle Einträge der Datenbank in einer Tabelle. Sie können:

  • Neuen Eintrag anlegen – über den Button Neuer Eintrag ein Formular mit allen Feldern öffnen und direkt speichern
  • Eintrag bearbeiten – auf einen Eintrag klicken und alle Felder ändern
  • Eintrag löschen – auf der Bearbeiten-Seite unten den Löschen-Button verwenden; eine Bestätigungsabfrage erscheint
  • Veraltete Einträge prüfen – das Uhr-Symbol in der Navigation zeigt an, wie viele Einträge älter als zwei Jahre sind. Auf dieser Seite können Sie diese Einträge kontaktieren oder löschen

Benutzerverwaltung

Unter Benutzer verwalten Sie alle Schüler-, Lehrer- und Administratorkonten Ihrer Schule:

  • Benutzer anlegen – Benutzername, Name, Klasse, Rolle und E-Mail eingeben. Das temporäre Passwort wird angezeigt und muss beim ersten Login geändert werden
  • Passwort zurücksetzen – neues temporäres Passwort generieren und dem Nutzer mitteilen
  • Benutzer deaktivieren – Zugang sperren ohne das Konto zu löschen
  • CSV-Import – mehrere Benutzer auf einmal importieren. Die CSV-Datei benötigt die Spalten username, firstname, lastname, class (weitere Felder optional). Auf der Importseite finden Sie eine Vorlage zum Herunterladen

Adressen verwalten

Die Adressliste enthält die E-Mail-Adressen von Eltern, Ehemaligen und externen Personen, an die Einladungen verschickt werden können. Sie können:

  • Einzelne Adressen manuell hinzufügen – E-Mail-Adresse und Typ (Elternteil, Ehemaliger/e, Extern) angeben
  • Adressen löschen – einzeln über die Tabelle

Die Adressen in dieser Liste sind reine Einladungsadressen. Einträge in der Datenbank werden über das Eintragungs-Formular erstellt, nicht über diese Liste.

Einladungen versenden (Mailer)

Der Mailer sendet personalisierte Einladungs- oder Erinnerungs-E-Mails an die Adressen in Ihrer Liste.

  • E-Mail-Typ – wählen Sie zwischen Einladung (Erstanschreiben) und Erinnerung (Folgemail)
  • Textvorlage – verwendet die unter Schulkonfiguration hinterlegten E-Mail-Vorlagen. Mit automatisch wird der Text je nach Rollentyp der Adresse gewählt
  • Eigener Text – Betreff und Textkörper frei eingeben. Unterstützt Markdown und die Platzhalter {link} und {schulname}
  • Empfänger filtern – nach Rolle (Eltern, Ehemalige, Externe) und Status (Neu, Eingeladen) filtern
  • Empfänger auswählen – alle sichtbaren Adressen sind vorausgewählt; einzelne Häkchen entfernen oder Alle wählen nutzen

Jeder Empfänger erhält einen individuellen Eintragungs-Link. Das Versenden ist erst möglich, wenn mindestens eine Adresse ausgewählt ist.

Sitzungsschlüssel

Sitzungsschlüssel ermöglichen es, den Zugang für Schülerinnen und Schüler auf bestimmte Zeiträume zu beschränken. Ist diese Funktion aktiviert, müssen Schüler beim Login zusätzlich einen gültigen Schlüssel eingeben.

  • Schlüssel mit Gültigkeitszeitraum (Aktiv von / Aktiv bis) anlegen
  • Sitzungstyp wählen – Einzelsitzung (einmalige Verwendung) oder Mehrfachsitzung
  • Schlüssel den Schülerinnen und Schülern mitteilen, z. B. am Beginn einer Unterrichtsstunde

Schulkonfiguration

Unter Konfiguration passen Sie die schulspezifischen Einstellungen an:

  • Anzeigename – erscheint in der Kopfzeile und in E-Mails
  • Logo – PNG oder JPG, max. 2 MB; erscheint in der Kopfzeile
  • E-Mail-Vorlagen – Einladungs- und Erinnerungstext je Zielgruppe anpassen; Markdown und Platzhalter {link}, {schulname} werden unterstützt
  • E-Mail-Betreff – eigenen Betreff für Einladung und Erinnerung festlegen